Warum Zeiterfassung im FM-Bereich Pflicht ist
Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Für Facility-Management-Betriebe mit Mitarbeitern, die dezentral an verschiedenen Objekten arbeiten, ist das eine besondere Herausforderung.
Aber auch für selbstständige Hausmeister ohne Mitarbeiter ist die Zeiterfassung sinnvoll: Sie dient als Leistungsnachweis gegenüber Auftraggebern, als Grundlage für die Rechnungsstellung und als Basis für eine realistische Preiskalkulation.
Gesetzliche Grundlagen
Das BAG-Urteil und seine Folgen
Das BAG hat entschieden, dass Arbeitgeber ein System einrichten müssen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Das gilt auch für Außendienstmitarbeiter und mobile Beschäftigte — also genau für die Arbeitssituation im Facility Management.
Arbeitszeitgesetz
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf maximal 8 Stunden, mit Verlängerungsmöglichkeit auf 10 Stunden unter bestimmten Bedingungen. Ruhezeiten zwischen zwei Schichten müssen mindestens 11 Stunden betragen. Pausen sind nach 6 Stunden (30 Minuten) und nach 9 Stunden (45 Minuten) vorgeschrieben.
Methoden der Zeiterfassung
Handschriftliche Stundenzettel
Die einfachste Methode: Mitarbeiter notieren Arbeitsbeginn, -ende und Pausen auf einem Papierformular. Vorteile: kein technischer Aufwand, sofort umsetzbar. Nachteile: fehleranfällig, manipulierbar, aufwändige Auswertung, keine automatische Zuordnung zu Objekten.
Excel-Tabellen
Ein Schritt weiter: digitale Erfassung in einer Tabelle. Vorteile: einfache Auswertung, kostenlos. Nachteile: manuelle Eingabe nötig, kein automatischer Zeitstempel, keine mobile Erfassung vor Ort.
Digitale Zeiterfassung per App
Die zeitgemäße Lösung: Mitarbeiter stempeln per Smartphone-App direkt am Objekt ein und aus. Viele FM-Apps bieten integrierte Zeiterfassung mit GPS-Stempelung, automatischer Objektzuordnung, Pausenerfassung und direktem Export für die Lohnbuchhaltung. Das ist die empfohlene Methode für FM-Betriebe mit mobilen Mitarbeitern.
Zeiterfassung für Selbstständige
Als selbstständiger Hausmeister müssen Sie keine gesetzliche Arbeitszeiterfassung führen. Aber: Eine genaue Zeiterfassung hilft Ihnen bei der Rechnungsstellung an Auftraggeber, die nach Stunden abrechnen. Sie dient als Leistungsnachweis bei Pauschalverträgen, als Grundlage für eine realistische Preiskalkulation und zur eigenen Kontrolle, ob sich ein Objekt rentiert.
Typische Fehler bei der Zeiterfassung
Pausen nicht erfassen: Pausen müssen dokumentiert werden — sowohl aus gesetzlichen als auch aus abrechnungstechnischen Gründen.
Fahrzeit ignorieren: Fahrzeit zwischen Objekten ist in der Regel Arbeitszeit. Klären Sie mit Ihrem Auftraggeber, wie Fahrzeit abgerechnet wird.
Nachträglich eintragen: Zeiten sollten zeitnah erfasst werden, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis. Digitale Systeme mit Echtzeit-Stempelung lösen dieses Problem.
Kein System für Vertretungen: Wenn ein Mitarbeiter einen Kollegen vertritt, muss die Zeit dem richtigen Objekt zugeordnet werden.
Checkliste: Zeiterfassung einrichten
- Gesetzliche Anforderungen prüfen (Mitarbeiter: Pflicht)
- Methode wählen (Papier, Excel, App)
- Bei digitaler Lösung: DSGVO-Konformität prüfen
- Mitarbeiter einweisen
- Objektliste für Zuordnung hinterlegen
- Regelung für Fahrzeit und Pausen festlegen
- Monatliche Auswertung einplanen
- Dokumentation und Aufbewahrung klären
FAQ: Häufig gestellte Fragen
Muss ich als Ein-Mann-Betrieb Arbeitszeiten erfassen?
Für Selbstständige ohne Angestellte gibt es keine gesetzliche Pflicht. Sobald Sie den ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ein Zeiterfassungssystem einrichten.
Darf ich GPS-Tracking für die Zeiterfassung nutzen?
GPS-Stempelung beim Ein- und Ausstempeln ist zulässig, wenn die Mitarbeiter informiert sind und zugestimmt haben. Permanente GPS-Überwachung während der Arbeitszeit ist datenschutzrechtlich kritisch und in der Regel unzulässig.
Wie lange muss ich Zeiterfassungsdaten aufbewahren?
Mindestens 2 Jahre nach dem Arbeitszeitgesetz. Für die Lohnbuchhaltung gelten steuerliche Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren.
Fazit
Zeiterfassung im Facility Management ist mehr als eine gesetzliche Pflicht — sie ist ein Werkzeug für bessere Organisation, faire Abrechnung und professionelles Auftreten. Mit einer digitalen Lösung halten Sie den Aufwand gering und gewinnen gleichzeitig wertvolle Daten über Ihre Arbeitsabläufe.